“Het is zeker de moeite waard te onderzoeken welke mogelijkheden en alternatieven er zijn om systemen te koppelen. Zo’n onderzoek en het overstappen kosten eerst energie, maar leveren uiteindelijk heel wat voordelen op. Zoek oplossingen die specifiek voor uw branche iets toevoegen en verzamel daaromheen algemene pakketten voor bijvoorbeeld de administratie. Omdat veel ondernemers behoorlijk veel tijd steken in het uitwisselen van gegevens tussen verschillende systemen, is het aan te raden uit te puzzelen of er mogelijkheden zijn deze te koppelen. Is dit volgens uw leverancier niet te realiseren? Laat het daar niet bij zitten, want via partijen zoals Schipper is het vrijwel altijd mogelijk informatie uit verschillende bronnen te combineren.”
Perfecte tool
“Voordat u op zoek gaat naar de perfecte tool, is het wel aan te raden uzelf af te vragen waar uw voorkeur naar uitgaat: wilt u zoveel mogelijk zelf doen of besteedt u het administratieve gedeelte van uw onderneming liever uit aan uw accountant? Alles zelf doen? Prima natuurlijk. Het is dan wel van belang dat u voldoende tijd heeft om de administratie zelf te doen, dat u er plezier in heeft met cijfers bezig te zijn en er tegelijkertijd enige handigheid in heeft. U kunt kiezen voor een online pakket waar de accountant ook toegang toe heeft. De accountant heeft in dit geval vooral een controlerende taak. Houdt u zich liever zo min mogelijk bezig met de administratie? Kies dan voor een oplossing waarbij u zelf alleen de inkoopfacturen aanlevert en de overige werkzaamheden in handen legt van uw accountant. Wel zo efficiënt.”
Maar één keer doen
“Voor welke optie u ook kiest, streef er altijd naar iets maar één keer te doen. Iedere fout kost later in het administratieve proces een veelvoud aan energie om te corrigeren. Daarnaast is het van belang bepaalde administratieve taken niet (te lang) uit te stellen. Een goed voorbeeld zijn de papieren bonnetjes na een lunch of brandstof tanken. Die raken altijd kwijt. Maak daarom gelijk na het afrekenen een scan met uw mobiele telefoon en stuur die door naar de administratie. Dan is de administratie altijd compleet en voorkomt u een lange lijst met ‘uit te zoeken posten’. Ik denk graag met u mee over de stappen die u kunt zetten in digitalisering en automatisering.”
Heeft u vragen of wilt u meer weten over het digitaliseren van uw administratie? Neem dan contact met ons op.
